Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira, CTO do Grupo Carrefour Brasil, explica que o retorno da automação de processos só convence quando todos os custos entram na conta, inclusive os que aparecem depois da entrega. Planilhas otimistas aprovam projetos que depois ninguém consegue defender.
A dificuldade é conhecida de quem já apresentou um projeto desse tipo. A economia de horas parece óbvia, mas a diretoria financeira quer saber quando o investimento se paga, quanto custa manter o robô funcionando e o que acontece com as pessoas que hoje fazem a tarefa.
Para mostrar como essas perguntas se transformam em números, vale acompanhar um caso hipotético, com valores arredondados, de uma varejista que decidiu automatizar a conciliação de pagamentos. Os valores são ilustrativos, mas a lógica serve para qualquer processo.
O custo do processo, como ele funciona hoje
Na empresa do exemplo, quatro analistas dedicam cerca de 60% do tempo à conferência entre as vendas registradas e os repasses das operadoras de cartão. Com um custo mensal de R$ 10 mil por analista, incluindo encargos, a tarefa consome R$ 24 mil por mês, ou R$ 288 mil por ano.
Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira nota que o custo de pessoal é raramente o único. Divergências que passam despercebidas viram estornos não recuperados e, no caso fictício, essas perdas somam R$ 5 mil mensais. O custo anual do processo manual chega, assim, a R$ 348 mil.
Esse levantamento precisa ser feito antes de qualquer proposta técnica. Sem uma linha de base medida, com horas reais e perdas registradas, o retorno calculado depois vira estimativa sobre estimativa, e a comparação perde credibilidade diante de quem aprova o orçamento.
Quanto a automação custa de verdade?
O desenvolvimento da solução é orçado em R$ 250 mil. É o número que costuma aparecer sozinho nas apresentações, e é justamente aí que muitos cálculos erram, porque a automação continua gerando despesas após entrar em funcionamento.
No caso, licenças e infraestrutura em nuvem custam R$ 3 mil por mês, ou R$ 36 mil por ano. A manutenção, necessária sempre que um banco muda o formato de arquivo ou uma regra fiscal se altera, é estimada em 20% do valor de desenvolvimento, o que acrescenta R$ 50 mil anuais.
Há ainda o trabalho que a automação não elimina. O robô resolve 80% das conciliações, e os 20% restantes, as exceções, continuam com a equipe. Isso mantém R$ 58 mil por ano em custo de pessoal. As perdas por divergência caem para R$ 12 mil anuais.
Colocando as contas lado a lado
Somando licenças, manutenção, exceções e perdas residuais, o processo automatizado custa R$ 156 mil por ano. Frente aos R$ 348 mil do cenário anterior, a economia anual é de R$ 192 mil. O investimento inicial se paga em cerca de 16 meses.
Em três anos, a economia acumulada chega a R$ 576 mil. Descontados os R$ 250 mil investidos, o ganho líquido é de R$ 326 mil, um retorno de 130% sobre o valor aplicado. Ao apresentar esses números, Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira sugere mostrar também um cenário pessimista, com menos automação e mais manutenção.
A economia com pessoal merece uma ressalva. Ela só se concretiza se o tempo liberado dos analistas for direcionado a outra atividade de valor, como análise de fraudes ou negociação de taxas. Caso contrário, o ganho existe apenas no papel, e a planilha promete algo que o negócio não recebe.
O retorno que não cabe na planilha
Alguns benefícios são difíceis de traduzir em reais. A conciliação, que antes levava dias, passa a sair em horas, o que antecipa a identificação de problemas com operadoras e melhora a previsão de caixa da área financeira.
O efeito mais relevante, porém, aparece quando o volume cresce. Com o processo manual, dobrar as vendas exigiria contratar mais analistas. Com a automação, o custo adicional é pequeno, e a operação absorve o crescimento sem ampliar a equipe na mesma proporção.
Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira pontua que a escolha é avaliar a automação considerando o custo de expansão, e não apenas o custo atual. Um projeto que gera um retorno limitado no primeiro ano pode ser crucial para uma empresa que pretende duplicar sua dimensão nos anos seguintes.
